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Implémentation de Zoho People
Cabinet foncier & immobilier
Vue d'ensemble
Entreprise : CFI (Cabinet Foncier Immobilier)
Site web: https://www.cfi1926.com/
Email : info@cfi1926.com
Adresse : Siège Social 11, rue Vincens
BP 39 - Dakar, Sénégal
Application : ZOHO PEOPLE
Nombre d'utilisateurs : 27
Contexte
Fondée en 1926, CFI (Cabinet Foncier et Immobilier) est la première
société immobilière au Sénégal et en Afrique de l’Ouest. Le cabinet est
spécialisé dans la location , la vente, la gérance et le syndic de biens
immobiliers.
Rencontrant des problèmes dans la gestion de ses ressources
humaines, IT MOBILE AFRIQUE leur a proposé la solution Zoho People
afin de moderniser et d'
optimiser leurs processus.
Challenges & solutions
Comme toutes les entreprises en pleine croissance, la gestion du
personnel reste sans aucun doute l'un de leurs défis majeurs. CFI, pour
ne pas déroger à la règle, faisait face à des challenges majeurs dans la
gestion quotidienne de ses ressources humaines.
Afin de répondre efficacement aux besoins de CFI, nous leur avons
proposé Zoho People pour la gestion des RH
Gestion des congés
Difficulté à suivre les demandes et les validations de congés desemployés de manière efficace.
Suivi du temps de présence
Problèmes de suivi précis du temps de travail, entraînant des erreurs dans la gestion des horaires et des feuilles de temps.
Performance des collaborateurs
Manque d'outils pour évaluer et suivre les performances des employés, rendant difficile les gratifications basées sur des critères objectifs.
Challenge 1
Challenge 2
Challenge 3
Solution 1
Centraliser et automatiser
Zoho People permet de centraliser et d'automatiser le processus de demande et de validation des congés, offrant une vue d'ensemble
claire et accessible;
Solution 2
Contrôle des temps de présence
L'application offre des outils pour enregistrer et suivre les heures de travail des collaborateurs, réduisant les erreurs et améliorant la précision des données.
Solution 3
Mise en place d'un vrai système d'évaluation
Zoho People permet d'évaluer et suivre les performances des collaborateurs, facilitant la gestion des évaluations et des récompenses.
Description du processus
d'implémentation
1/
Analyse des besoins
Avant d'initier tout changement, ITMA procède à une analyse approfondie pour évaluer l'état actuel de l'organisation. Cette démarchevise à déceler les problèmes que rencontre le client. Cette phase permetde définir les besoins, les contraintes et les répercussions duchangement envisagé, conduisant à la rédaction d'un cahier des charges.
Ce document servira de référence tout au long du projet. Pour assurerune transition réussie vers la solution proposée, nous avons suivi un processus méthodique et structuré.
2/
Signature du cahier des charges
Chez ITMA, tous nos projets de digitalisation débutent par la signature d'un cahier des charges, définissant précisément les besoins, objectifs et spécifications du projet dans le but de minimiser les risques de malentendus et d'assurer une compréhension commune.
Une fois les besoins et solutions validés, les fonctionnalités spécifiques, détails d'intégration et échéances sont transcrits dans le cahier descharges.
Le cahier des charges a été présenté à CFI pour validation et signature et un calendrier précis leur a été transmis pour un suivi optimal du processus de digitalisation.
3/
Implémentation de la solution
Le cahier des charges validé, ITMA a amorcé la phase de conception en structurant le système par l'identifiant de ses éléments, modules, interfaces et interactions. Nous avons également détaillé les fonctionnalités et les scénarios d'utilisation. Après cette étape, nous avons procédé à la personnalisation du logicielpour s'aligner aux exigences spécifiques du client. Cela inclut la
configuration, le développement de fonctionnalités sur mesure et l'intégration avec d'autres systèmes si nécessaire.
L'implémentation concernait principalement les fonctionnalités "Présence","Congés et "Performances". Pour le module "Présence", après les paramètrages de base, il était question de l'associer à une solution de contrôle d’accès pour une gestion plus efficace des présences et des accès.
Deuxièmement, dans le module "Congés", le besoin était de définir tous les types de congé en vigueur dans l'organisation et les circuits d'approbation adéquates.
Grâce au module "Performances", cette organisation a rompu avec ses vieilles méthodes peu pratiques d'évaluer ses employés avec les feuilles de calcul et a noué avec Zoho People qui offre une panoplie de fonctions à inclure au besoin comme les promotion, la revalorisation salariale, les ensembles de compétence. En plus, beaucoup d'automatisations ont été élaborées pour faciliter une période d'évaluation fluide.
D'autre part, un service personnalisé a été développé pour ce client pour la gestion des avances sur salaires, des prêts aux employés et des petites dépenses au quotidien. Dans cette aventure passionnante, nous avons écrit des fonctions personnalisées avec Deluge qui offre des possibilités illimitées et découvert beaucoup d'intégration possibles avec Zoho People.
4/
Tests, validations & formations
La phase de test et de validation s'en est suivie, où nous avons effectué des évaluations pour garantir la performance, la fonctionnalité des adaptations réalisées. Des correctifs on été apportés durant cette phase afin de répondre le plus précisément à leurs besoins. Nous avons
activement impliqué les utilisateurs finaux et les parties prenantes pour s'assurer que les changements correspondent à leurs attentes.
A la suite du déploiement et de la mise en service du système, une formation a été dispensée aux utilisateurs et administrateurs pour assurer une transition efficace et une utilisation optimale.
Résultats
Grâce à Zoho People, la gestion des congés et du temps de présence est devenue beaucoup plus simple et efficace, réduisant les erreurs et améliorant la productivité.
Les outils d'évaluation des performances ont permis une meilleure gestion des talents, favorisant une culture d'entreprise basée sur la performance et la transparence. L'utilisation de Zoho People s'est révélée être un atout inestimable pour CFI.
Cette solution a non seulement facilité la gestion quotidienne des ressources humaines, mais a également permis d'améliorer la satisfaction et la performance des employés.
Grâce l'expertise et l'expérience des Business Analyts, CFI a pu optimiser ses processus internes et offrir un environnement de travail plus structuré et efficace en un rien de temps.
Nous avons découvert l'application Zoho People grâce à IT Mobile Afrique.
C'est une application qui nous a permis d'asseoir un meilleur suivi du temps de travail et les demandes de congés, d'évaluer et de suivre les performances de nos employés. C'est une application qui a fini par régler tous nos manquements liés à la Gestion RH.
Si nous avons obtenu ce résultat, c'est grâce à la touche innovante de IT Mobile Afrique qui a pour vocation d'accompagner les structures dans leur projet de digitalisation.
Pierre Augustin DIOUF,
Ancien Directeur Général
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